RFP는 어떻게 만들어지는가

상황

제안서는 공고가 올라온 날 갑자기 시작되는 일이 아닙니다. 현업 부서의 필요, 예산 편성, 정보 수집, 사전규격 공개, 본공고 등록의 흐름이 먼저 있습니다.

처음 입찰을 준비하는 팀은 본공고만 보고 움직이기 쉽지만, 실제로는 사전규격 단계에서 과업 범위와 평가 방향을 미리 읽어야 준비 시간이 생깁니다.

실무에서 먼저 이해할 점

실무에서는 본공고가 뜬 뒤에야 제안팀이 움직이는 경우가 많지만, 수주 가능성은 그보다 앞선 단계에서 이미 갈립니다. 예산 반영, 정보화사업 사전협의, 사전규격 공개, 의견 수렴, 본공고 등록은 각각 준비할 수 있는 정보의 깊이가 다릅니다.

AI를 쓰는 목적은 발주기관을 추측하는 것이 아니라 공개된 흔적을 빠르게 묶어 “지금 준비할 수 있는 것”과 “본공고 이후에만 확정되는 것”을 분리하는 데 있습니다. 이 구분이 되면 제안팀은 기다리는 시간이 아니라 준비하는 시간을 확보할 수 있습니다.

작업 흐름

단계	AI가 할 일	사람이 확인할 일
발주 계획	유사 사업, 예산명, 담당 부서 후보를 정리한다	공개 자료 범위 안에서만 해석한다
사전규격	과업 범위와 제출 조건 초안을 표로 만든다	본공고 확정 조건으로 단정하지 않는다
본공고	마감, 배점, 참가자격, 제출물을 재확인한다	사전규격 대비 바뀐 항목을 표시한다
제안 착수	역산 일정과 역할분담 초안을 만든다	내부 결재와 협력사 일정을 반영한다

AI 활용

• AI에 발주 단계별 용어를 정리시키고, 사전규격과 본공고에서 바뀔 수 있는 항목을 표로 비교합니다.
• AI에게 일정표 초안을 만들게 한 뒤 담당자 확인, 질의 기간, 내부 리뷰, 가격 검토 마감일을 역산합니다.
• AI는 여러 공고 PDF나 메모에서 반복되는 마감일, 제출물, 질의 일정을 표 형태로 정리할 때 활용합니다.

사람의 판단 기준

• AI가 만든 일정은 법정 공휴일, 회사 내부 결재일, 현장설명회 참석 조건을 반드시 사람이 다시 확인합니다.
• 사전규격의 표현을 본공고 확정 조건으로 오해하지 않습니다.
• 발주기관의 과거 유사 공고가 있으면 일정과 평가방식이 반복되는지 비교합니다.

실무 체크리스트

• 사전규격과 본공고의 파일명, 게시일, 변경 공고 여부를 별도로 기록합니다.
• 유사 사업의 평가 배점, 사업 기간, 산출물 명칭을 비교해 반복되는 패턴을 찾습니다.
• 질의 기간, 공동수급협정서 제출 기한, 가격서 제출 방식을 일정표에 먼저 넣습니다.
• AI가 제안한 일정은 공휴일, 회사 결재일, 인쇄/제본 시간을 반영해 사람이 다시 조정합니다.

프롬프트 예시

아래 사전규격/RFP 내용을 발주 준비 흐름 관점에서 정리해줘. 1) 발주 배경 2) 본공고 전에 준비할 자료 3) 일정 리스크 4) 제안팀이 오늘 확인할 질문으로 나눠줘.

초기 산출물

• 발주 단계 타임라인
• 사전규격 확인 체크리스트
• 본공고 전 준비물 목록
• 질의 후보 목록

검수에 필요한 근거 자료

• 사전규격 원문
• 본공고 공고문
• 제안요청서 변경 이력
• 유사 공고 비교표

흔한 실수

• 사전규격의 표현을 본공고 확정 조건처럼 보고 제안 방향을 고정하는 것
• 본공고 이후 변경 공고를 확인하지 않아 제출 양식이나 마감 시간을 놓치는 것
• 발주 배경을 기술 기능 목록으로만 이해하고 기관의 운영 문제를 읽지 못하는 것

다음 단계

다음 단계에서는 실제 나라장터 공고 화면에서 무엇을 먼저 읽어야 하는지 확인합니다.