AI로 RFP 초벌 분석하기

상황

RFP는 분량이 길고 반복 문장이 많아서 처음부터 정독하면 시간이 오래 걸립니다. AI는 전체 구조를 빨리 파악하고 중요 항목을 분류하는 데 유용합니다.

하지만 AI는 원문에 없는 해석을 섞을 수 있으므로, 초벌 분석과 최종 판단을 분리해야 합니다.

실무에서 먼저 이해할 점

RFP 분석에서 AI가 가장 잘하는 일은 긴 문서를 사람이 검토할 수 있는 단위로 쪼개는 것입니다. 과업 범위, 기능 요구사항, 비기능 요구사항, 평가 포인트, 제출 조건을 분리하면 제안서 목차와 요구사항 대응표를 훨씬 빠르게 만들 수 있습니다.

반대로 AI가 가장 위험한 지점은 원문에 없는 연결을 자연스러운 문장으로 만들어내는 것입니다. 그래서 초벌 분석 결과에는 항상 원문 페이지, 조항, 파일명을 붙이고 “확정”, “추정”, “질의 필요” 상태를 나눠야 합니다.

작업 흐름

단계	AI가 할 일	사람이 확인할 일
분할	문서를 장별로 나누고 장 제목을 요약한다	누락된 별첨이나 표를 확인한다
추출	요구사항과 평가 포인트를 표로 만든다	원문 근거 번호를 붙인다
분류	기능, 운영, 보안, 산출물, 일정으로 나눈다	평가 기준과 과업 요구를 섞지 않는다
질의	불명확한 표현을 질의 후보로 만든다	답변 전까지 임의 해석하지 않는다

AI 활용

• RFP를 목차, 과업 범위, 기능 요구사항, 비기능 요구사항, 평가 기준, 제출 형식으로 나누어 요약시킵니다.
• AI에게 “제안서에 반드시 답해야 하는 질문”을 만들게 하면 목차 설계가 쉬워집니다.
• 긴 문서는 한 번에 넣기보다 장별로 나누고, 각 장의 핵심 요구사항 ID를 붙입니다.

사람의 판단 기준

• AI 요약 옆에는 반드시 원문 페이지나 조항 번호를 붙입니다.
• 평가 기준과 과업 요구사항을 섞지 않습니다. 평가 기준은 점수의 언어이고, 과업 요구사항은 수행의 언어입니다.
• 애매한 요구사항은 임의 해석하지 않고 질의 후보로 분류합니다.

실무 체크리스트

• 요구사항마다 원문 위치, 제안서 대응 위치, 확인 상태를 둡니다.
• AI 요약문과 원문 문장이 다른 경우 원문 표현을 우선합니다.
• “필요시”, “협의 후”, “등”처럼 범위가 넓은 문구는 질의 후보로 둡니다.
• 보안, 개인정보, 클라우드, 장애 대응 같은 리스크 항목은 따로 모읍니다.

프롬프트 예시

아래 RFP를 분석해줘. 출력은 1) 과업 범위 2) 기능 요구사항 3) 비기능 요구사항 4) 평가자가 볼 핵심 포인트 5) 원문 확인이 필요한 애매한 표현 6) 질의 후보로 나눠줘. 각 항목에는 원문 근거를 붙여줘.

RFP 분석 산출물

• 과업 범위 요약
• 요구사항 목록
• 리스크 목록
• 질의 후보
• 목차 초안 재료

검수에 필요한 근거 자료

• RFP 원문 위치표
• 요구사항 추출표
• 리스크 목록
• 질의 후보 목록

흔한 실수

• AI가 만든 요약만 보고 제안 범위를 줄이거나 늘리는 것
• 평가항목을 목차로 옮기지 않고 기능 설명만 쓰는 것
• 질의해야 할 애매한 조건을 제안서 내부 가정으로 처리하는 것

다음 단계

다음 단계에서는 분석 결과를 요구사항 대응표로 바꾸어 제안서 목차와 연결합니다.