문서관리 지침서

1. 총 칙 4

프로젝트 문서의 정확성, 형식 적합성, 문서 내부와 문서 간 일관성을 확보하기 위한 기본 원칙을 제시합니다. 문서 작성과 수정·보완에 공통 표준을 적용하는 출발점입니다.

1.1 목적 4

프로젝트 구성원이 같은 기준으로 문서를 작성해 원활하게 의사소통하도록 제반 표준을 정의합니다. 내용의 정확성, 올바른 표현 형식, 문서 간 일관성을 품질 기준으로 둡니다.

1.2 적용 범위 5

프로젝트 문서 작성 전반에 적용하며 문서관리 절차, 역할과 책임, 포맷, 작성 방법, 템플릿과 양식을 포함합니다. 문서번호 체계와 파일명 규칙은 프로젝트별 별첨으로 완성하도록 구성되어 있습니다.

2. 문서 작성 지침 5

표지부터 본문과 별첨까지의 문서 구성, 편집 환경, 문단·표·그림 표현, 저장과 인도 원칙을 세부 항목으로 나눕니다. 조직 표준으로 사용할 때는 각 프로젝트 양식과 함께 조정해야 합니다.

2.1 문서구성 5

문서를 표지, 개정이력, 목차, 본문, 필요 시 별첨 순서로 구성합니다. 문서 성격과 작성 편의를 고려해 일부 구성 요소를 별도 파일로 관리하도록 안내합니다.

• 표지: 프로젝트명·문서명·기관 표식 등
• 개정이력: 최종 버전 변경 내역 누적
• 목차: 장절명과 쪽 번호 표시
• 본문: 문서의 핵심 내용 작성
• 별첨: 추가 내용을 분리해 제공

2.1.1 표지 6

바인더 표지와 일반·승인용 문서 표지의 구성 항목을 구분합니다. 승인용 표지에는 소속, 이름, 서명과 서명일을 포함해 제출·승인 문서의 책임 정보를 표시하도록 합니다.

2.1.2 개정이력 7

버전 변경 시 개정번호, 개정범위, 개정내역, 작성자 또는 개정자, 작성일을 기록하는 표 구조를 제공합니다. 변경 위치와 내용을 추적하도록 상세 기록을 요구합니다.

2.1.3 목차 8

워드의 색인·목차 기능을 활용해 장절명과 쪽 번호를 생성하고 지침서나 절차서는 목차에서 본문 위치로 이동하도록 작성하는 기준을 설명합니다.

2.1.4 본문 및 별첨 8

본문과 별첨은 별도의 산출물 작성 표준이 정한 형태와 내용을 따르도록 연결합니다. 이 지침을 공통 규칙으로 사용하되 문서 유형별 세부 양식을 함께 참조하는 구조입니다.

2.2 문서 설정 8

양식 파일명, 기본 글꼴, 용지 방향과 여백 등 문서 작성 환경의 공통값을 정의합니다. 산출물별 지침이 따로 있으면 해당 기준을 우선 적용하도록 안내합니다.

2.2.1 양식설정 8

엑셀·파워포인트·워드 표준 템플릿의 파일명 예시와 버전·작성일 표기 방식을 제시합니다. 기본 글꼴로 맑은 고딕 11pt를 사용하는 기준도 포함합니다.

2.2.2 문서일반설정 8

기본적으로 A4 세로 문서를 사용하고 내용상 필요한 경우 가로 방향 또는 다른 크기를 검토하도록 합니다. 예시 여백 값도 제공하지만 실제 산출물 양식에 맞춰 재설정합니다.

2.3 문서 작성 9

본문을 작성할 때 필요한 항목 번호, 표, 글머리표, 그림, 영문과 날짜 표기를 각각 나눠 설명합니다. 여러 작성자가 참여해도 표현을 통일하기 위한 편집 기준입니다.

2.3.1 항목 번호 및 본문 10

장절 단계에 따른 제목 수준과 본문 서식을 구분하고 글꼴 크기와 굵기를 예시로 제공합니다. 프로젝트 문서의 계층을 일관되게 보이도록 만드는 기준입니다.

2.3.2 표 10

워드의 표 삽입과 캡션 기능을 사용하고 장 번호가 포함된 표 번호를 관리하도록 합니다. 여러 페이지에 걸친 표는 머리글 행을 반복하고 표 제목·헤더·본문 서식을 구분합니다.

2.3.3 글머리표 12

동일 문서 안에서 글머리표 스타일을 일관되게 사용하도록 합니다. 순서가 없는 목록과 순서가 중요한 목록의 표현을 구분하는 원칙을 제시합니다.

2.3.4 그림 12

워드에 이미지를 삽입할 때 파일 크기를 고려하고 필요하면 그림 압축을 사용하도록 안내합니다. 큰 BMP보다 상대적으로 작은 이미지 형식을 활용하는 예가 포함되어 있습니다.

2.3.5 영문의 사용 13

가능한 한글 표현을 우선하되 약어 정의, 외래어 보완, 프로그래밍 용어처럼 영문 유지가 필요한 경우의 표기 원칙을 구분합니다. 문장 위치에 따른 대소문자 사용 예도 제공합니다.

2.3.6 날짜의 표현 14

연·월·일을 구분하고 월과 일은 앞자리 0을 포함한 두 자리로 작성하도록 정해 날짜 표기의 일관성을 유지합니다.

2.4 용지 및 제본 14

문서 제본 시 A4 용지를 기준으로 사용하도록 명시합니다. 다른 규격이 필요한 산출물은 프로젝트별 양식 기준과 함께 검토해야 합니다.

2.5 문서 저장 및 인도 14

표준 양식을 복사해 개인 작업 공간에서 작성한 뒤 최종 산출물만 파일서버에 저장하도록 안내합니다. 베이스라인 이후 변경은 변경관리절차를 따르고 공통 구성 요소는 담당자가 통합합니다.

2.6 문서 작성 Tool 14

문서는 MS Word DOC 형식 사용을 원칙으로 하며 고버전에서 저장할 때 하위 버전 호환성을 고려하도록 작성되어 있습니다. 현재 환경에 적용할 때는 조직의 오피스 버전 정책을 확인해야 합니다.

3. 문서관리절차 14

프로젝트 문서의 효율적인 관리와 합리적인 의사소통을 위해 문서 범위, 분류, 역할과 책임을 정의합니다. 팀원이 같은 절차를 이해하고 적용하도록 만드는 운영 기준입니다.

3.1 용어 정의 14

프로젝트에서 요구되거나 생성되는 문서를 관리 산출문서와 개발 산출문서로 나눕니다. 계획서·지침·회의록·보고서·수발신 문서는 관리 산출물, 방법론과 합의 목록에 따른 문서는 개발 산출물로 설명합니다.

3.2 역할과 책임 15

PM은 관리 범위와 책임자를 정하고 문서 생성·개정·폐기를 검토·승인합니다. PMO는 변경관리와 업무별 문서관리 담당자 선정을 지원하며 산출물이 지침을 따르도록 관리하는 역할로 제시됩니다.

4. 문서관리 절차 흐름도 15

문서의 계획, 작성·등록, 검토·승인, 보관·제출로 이어지는 흐름을 제시합니다. 승인되지 않은 문서는 변경 요청을 반영한 뒤 다시 검토 절차를 거치는 구조입니다.

4.1 세부절차 16

착수 시 산출 문서 목록과 표준을 확정하고 수행 단계에서 초안을 등록한 뒤 PMO와 PM의 검토·승인을 거쳐 보관 또는 고객 인도로 마무리합니다.

• 계획 관리: 고객 합의 산출물 목록과 관리·개발 문서 표준 확정
• 실행 관리: 표준에 따라 산출물을 작성하고 초안 폴더에 등록
• 검토·승인 관리: PMO 검토, 변경 요청 반영, PM 승인
• 보관·제출 관리: 승인 문서를 내부 보관하고 고객에게 인도